Control de activos en Instituciones Educativas
Las instituciones educativas en México son entidades que como cualquier empresa deben tener el control sobre sus activos fijos al día, llevando la administración de estos, las escuelas pueden tomar las riendas sobre sus propios activos y que la administración de estos sea mucho más efectiva, para generar una base real de los activos existentes con el fin de conocer datos tanto de cantidad, características, responsables de uso y dónde se encuentran los activos fijos de una institución educativa.
¿Cómo llevar el control de activos en instituciones educativas?
El control de activos en las instituciones educativas se refiere al proceso de administrar y salvaguardar los recursos físicos y financieros de la institución. Esto incluye todo tipo de activos fijos como los tangibles como edificios, equipo de cómputo, vehículos, muebles de oficina, pizarras, mostradores, pantallas, proyectores, bocinas, bancas, suministros, libros, material educativo así como activos intangibles como lo son softwares e incluso hasta cuentas financieras.
El control efectivo de los activos es crucial en las instituciones educativas para garantizar que los recursos se utilicen de manera eficiente, además de ayudar a prevenir el fraude, el robo y la mala gestión que pueden provocar pérdidas financieras y dañar la reputación de la institución.
Utilización de software para activos fijos en instituciones educativas
Utilizar software para activos fijos especializado para instituciones educativas es una de las mejores opciones en el mercado que pueden hacerse, ya que genera información confiable sobre los activos que se tienen, además de generar una cultura de la responsabilidad por parte de los usuarios.
Algunas prácticas clave que se generan por utilización de Software de Activos en las instituciones educativas son los siguientes:
- Realizar inventarios regulares de todos los activos para garantizar registros precisos y evitar pérdidas.
- Generación de formatos de resguardos personalizados con el logo del instituto y que muestre los datos del resguardante (persona responsable y RFC) y el activo (Descripción, número de serie, marca, ubicación, número de resguardo, etc.)
- Generación de etiquetas con código QR y códigos de barras para colocar en los activos según las especificaciones muestra en los requisitos iniciales
- Cálculo de depreciación en cuanto a la clasificación del activo.
- Realizar verificaciones de antecedentes y procesos de selección para todos los usuarios que deseen utilizar los activos, así como los encargados de resguardar los activos.
- Almacenar los datos en una sola base.
- Enviar notificaciones vía correo electrónico a las cuentas otorgadas por el colegio para avisar
cuando exista una solicitud de Traspaso, Baja, Mantenimiento o Préstamo de activo. - Realizar cartas responsivas asociadas con los usuarios finales.
- Brindar capacitación y educación periódicas a los empleados y partes interesadas sobre las mejores prácticas de gestión de activos y prevención del fraude.
Al implementar estas prácticas y mantener una sólida capacidad de administración que incluya la responsabilidad entre los usuarios finales así como de la transparencia necesaria para la utilización de éstos y es gracias a la utilización de software especializado en la administración de activos fijos que se pueden obtener estos grandes beneficios, así las instituciones educativas pueden controlar de manera efectiva y garantizar el uso responsable de los recursos en beneficio de los estudiantes, el cuerpo docente y el personal.
Realizar una adecuada gestión de activos en las escuelas permite identificar cuando los activos se encuentran en mal estado y realizar los cambios o mantenimiento pertinente antes de que haya pérdidas monetarias por falta de atención a los activos.
Software para control de activos en Instituciones Educativas
Software de Activos es el mejor proveedor de software para control de activos en instituciones educativas ya que permite tener un inventario centralizado en una sola plataforma, conectada con distintos canales de distribución y que hace mucho más eficaz la tarea de inventario, distirubución de los activos y llevar un control preciso sobre cada usuario.