¿Qué es el control de inventario y por qué es importante?

Comprender qué cantidades tiene, dónde está en el almacén, cuándo entra y sale el stock puede ayudar a reducir costos, acelerar el cumplimiento y evitar fraudes. La empresa también puede confiar en los sistemas de control de inventario para evaluar los activos actuales, equilibrar las cuentas y proporcionar informes financieros.

Esta actividad llamada control de inventarios, es el proceso que implica el seguimiento de los productos faltantes o excedentes, su organización para que sean accesibles y, además, que estén almacenados de una forma adecuada, si tus productos los compras por caja o paquetes, puedes venderlos en unidades y hasta por kilos, sin perder el control de tus inventarios. Incluso, tienes la posibilidad de crear paquetes y por producto.

. Los inventarios físicos corresponden al recuento de los productos en el almacén y los inventarios contables te ayudan evitar inconsistencias en tus costos, pues te ayudan a llevar un mejor control de tus mercancías con información como el costo promedio de algún producto, movimientos por almacén, último costo de un producto, entre otros.

En la actualidad, aún existe mucho desconocimiento sobre el buen manejo de los activos que conforman parte de una empresa, sobre qué es un activo y qué no.

Basándose en un reporte histórico del uso de inventarios y tiempos de entrega, se puede calcular una serie de niveles de control para optimizar la gestión. Estos indicadores determinan en qué momento solicitar un pedido a los proveedores de insumos y la cantidad que se requiera para satisfacer la demanda.

Punto de pedido (o reorden): cuando los inventarios alcanzan este nivel, una orden debe ser solicitada para reponer inventarios. El nivel de reorden se determina considerando lo siguiente:
-La tasa máxima de consumo (demanda generada por día)

-El plazo máximo (tiempo de entrega de una nueva orden)

El plazo máximo de ejecución es el tiempo entre la solicitud de un pedido a un proveedor, y el momento en el que esté disponible para su uso. La fórmula básica para determinar el nivel de pedido.

Qué hace un programa de control de inventarios

  • Tener un catálogo de los productos que se manejan con pequeñas descripciones y depurar periódicamente.
  • Clasificar los productos que le convengan más a tu empresa. Ya sea por ser más caros o más baratos, por proveedor, cantidad de ventas o rezago.
  • Actualizar constantemente la información recopilada y los sistemas utilizados.
  • Integrar herramientas como programas o aplicaciones que te ayuden a llevar un buen control de tu inventario.

Nivel mínimo de inventarios: este indicador es una herramienta útil para llamarle la atención a la gerencia sobre el hecho de que el inventario se acerca a un nivel peligrosamente bajo. 

La mayoría de las empresas privadas hoy en día tienen la necesidad de automatizar su proceso de inventario, así como la identificación de tal forma que le proporcione al área de Almacén y de Operaciones Logísticas el control de poder realizar conteos en lapsos más cortos de una forma rápida y segura, permitiéndole tener actualizado e identificado el stock de sus productos.