El levantamiento de activos fijos es una actividad estratégica clave para el control y la gestión patrimonial dentro de cualquier organización, ya sea pública o privada. En este artículo desarrollaremos una guía práctica, detallada y actualizada con los pasos esenciales para realizar un levantamiento de activos fijos, desde la planeación inicial hasta la consolidación de la información en los sistemas contables y administrativos.
¿Qué es un levantamiento de activos fijos y por qué es crucial?
El levantamiento de activos fijos consiste en la identificación, ubicación, clasificación, codificación, valuación y registro físico de todos los bienes tangibles que posee una entidad. Su objetivo es garantizar la trazabilidad, control y transparencia del patrimonio, optimizando los procesos de mantenimiento, depreciación, renovación o disposición de los bienes.
1. Planificación del levantamiento de activos
Antes de iniciar cualquier acción en campo, es indispensable diseñar un plan estratégico que defina:
· Objetivos específicos del levantamiento.
· Alcance del inventario: tipo de activos, áreas involucradas, ubicaciones físicas.
· Cronograma de ejecución y tiempos estimados.
· Responsables del proyecto y equipos de trabajo.
· Recursos tecnológicos y humanos requeridos.
Es recomendable elaborar un manual operativo del levantamiento, con procedimientos estandarizados que orienten al personal involucrado.
2. Conformación del equipo de trabajo
Un equipo bien capacitado es esencial para un levantamiento exitoso. Este deberá contar con:
· Coordinador general del proyecto.
· Supervisores de campo por área o sucursal.
· Capturistas o inventariadores responsables del registro físico.
· Especialistas en sistemas que aseguren la integración de datos.
La capacitación del equipo es prioritaria. Todos los involucrados deben dominar conceptos de identificación de activos, clasificación contable, uso de software de gestión y procedimientos de etiquetado.
3. Identificación y clasificación de activos
La etapa inicial en campo comienza con la identificación física de todos los activos fijos. Esto implica recorrer cada instalación y registrar bienes como:
· Mobiliario y equipo de oficina.
· Equipos de cómputo y electrónicos.
· Maquinaria y herramientas.
· Vehículos.
· Infraestructura.
Cada activo debe clasificarse según su naturaleza contable y funcional. Para ello, recomendamos utilizar catálogos como el Clasificador por Objeto del Gasto (para entidades gubernamentales) o normativas contables como la NIC 16 (para empresas privadas).
4. Asignación de códigos y etiquetado físico
Una práctica recomendada es el etiquetado con códigos únicos de identificación. Estos códigos pueden generarse mediante sistemas alfanuméricos o códigos de barras, e incluir información como:
· Número de inventario.
· Centro de costo.
· Área responsable.
· Año de adquisición.
El etiquetado físico se realiza mediante etiquetas adhesivas resistentes al clima, al roce y a productos químicos, garantizando su durabilidad en el tiempo. La ubicación de las etiquetas debe ser uniforme y visible, sin comprometer la funcionalidad del bien.
5. Registro de la información técnica y contable
Durante el levantamiento, es crucial capturar una ficha técnica completa de cada activo. Los campos mínimos que debe contener son:
· Código de inventario.
· Nombre y descripción del bien.
· Marca, modelo y número de serie.
· Fecha de adquisición.
· Valor de compra y moneda.
· Ubicación exacta.
· Responsable o usuario asignado.
· Estado físico (nuevo, bueno, regular, malo).
Esta información debe ingresarse en un software de administración de activos que permita su trazabilidad y mantenimiento.
6. Validación cruzada con registros contables
Una vez finalizado el levantamiento físico, es necesario realizar una conciliación de datos con los registros contables. Este paso permite:
· Identificar activos fantasma (registrados pero inexistentes físicamente).
· Detectar activos no registrados (existentes, pero fuera del sistema).
· Corregir errores en la valuación o depreciación acumulada.
· Actualizar datos de localización o responsables.
Se recomienda coordinar este paso con el área de contabilidad o auditoría interna.
7. Generación de reportes y análisis de hallazgos
Con los datos conciliados, el siguiente paso es generar informes analíticos, tales como:
· Relación detallada de activos por área o centro de costo.
· Listado de activos obsoletos o en mal estado.
· Informe de inconsistencias contables.
· Recomendaciones para baja, mantenimiento o reasignación.
Estos informes deben estar respaldados por evidencias (fotografías, firmas de responsables, actas de revisión), y formar parte del expediente patrimonial institucional.
8. Actualización del sistema de control patrimonial
Una vez verificados los datos, es momento de actualizar el sistema de control de activos fijos. Esto incluye:
· Alta de nuevos activos.
· Actualización de fichas técnicas.
· Registro de depreciación acumulada.
· Registro de bajas o movimientos.
La implementación de un software especializado como SAP, Oracle, SIGEM, SAI o herramientas con integración de RFID o código QR facilita esta labor y permite automatizar procesos futuros de auditoría.
9. Comunicación de resultados y seguimiento
Finalmente, es necesario elaborar un informe ejecutivo dirigido a la dirección general o consejo administrativo. Este debe incluir:
· Metodología aplicada.
· Indicadores clave de desempeño (activos registrados vs. esperados, porcentaje de inconsistencias).
· Recomendaciones para la mejora del control patrimonial.
· Plan de seguimiento y mantenimiento del inventario actualizado.
10. Revisión periódica y levantamientos recurrentes
Un levantamiento de activos fijos no es un proceso que se realiza una sola vez. Debe integrarse a una estrategia continua de control patrimonial, con revisiones periódicas al menos una vez por año. Esto garantiza:
· La actualización constante de la información.
· La detección oportuna de pérdidas o robos.
· La eficiencia en la toma de decisiones financieras y operativas.
Recomendaciones finales
· Utilice tecnología móvil o escáneres de código QR para agilizar la captura.
· Integre fotografías y coordenadas GPS a cada registro.
· Elabore un cronograma de revisiones semestrales por departamento.
· Capacite continuamente al personal responsable de activos.
· Alinee los procesos al marco normativo vigente en su país.
Un levantamiento de activos fijos eficaz es garantía de orden, legalidad y eficiencia