Un sistema de control de activos fijos debe solucionar la falta de dedicación y tiempo que merecen para tener un mejor control de estos ya que un activo se traduce en productividad de la empresa, ahorro en impuestos y manejo de inversión a futuro, hay que recordar que estos bienes constituyen una gran parte de las fuertes inversiones que hace cualquier empresa y como tal debe de saber el valor y la depreciación que sufren (esto es de gran importancia debido a que la depreciación del activo es deducible) donde si se desconoce el activo y su depreciación impacta directamente en los estados de resultados financieros de la empresa.
Un Inventario Físico Confiable ¿Cuántos, Qué y Donde?
Independientemente del sistema de control de activos fijos que se utilice, una práctica sana y fundamental es realizar una actualización del inventario físico para saber las existencias de los bienes (si es que ya existe este inventario en caso contrario generarlo), esta actualización debe ser periódica y al menos trimestral donde ya sea que se genera al mismo tiempo o “General” (que incluyan a todas las áreas) o de “Parcial” donde solo se enfoque a una o varias áreas. Esto ayudara a identificar a aquellos activos que ya no se encuentren en la empresa por motivos de perdida, robo o estén en uso obsoleto, en otras palabras gastos directos como mantenimiento, impuestos o reparaciones destinadas a estos activos donde se daba por entendido que estaban en uso serán ahorrados o bien el verdadero conocimiento del coste productivo ya que en teoría hasta antes de saber que estos activos no se encuentran en uso de la empresa, se cuenta con generación o valor del activo .
Este inventario físico debe ser a detalle y registrado en el sistema de activos fijos en el que se apoyará, las características generales a detalle del activo, el tipo de bien, la depreciación, facturas e imágenes los activos, la ubicación exacta y el resguardo de este, es decir quién es quién es el que está encargado del uso del activo, para este caso se debe tener cuidado en aquellos bienes donde el bien son idénticos (sillas, escritorios, gavetas) ya que se puede dar de baja, depreciar o vender el bien erróneo, para esto que el sistema asigne un identificador único a cada bien y que se asigne una foto de cada activo se soluciona este problema .
El departamento contable como el que administra los bienes deben de tener la misma información que es proporcionada por el sistema y que esta actualización sea coordinada, para el caso de las altas de los activos o bajas el sistema será el conducto de comunicación que existe entre el área contable y el administrador de los activos o el área que resguarda dicho activo, con el fin de que se cuente con la información confiable.