Definir un proceso de alta de activos es fundamental para garantizar un control eficiente de los recursos de una organización. A continuación, se presentan algunos puntos a considerar al diseñar este proceso, junto con un ejemplo ilustrativo:
1. Identificación de activos: Es importante establecer un sistema de identificación único para cada activo, ya sea mediante códigos de barras, etiquetas RFID u otros métodos. Esto facilitará el seguimiento y la gestión de los activos a lo largo de su ciclo de vida.
Ejemplo: Una empresa de tecnología puede asignar a cada equipo informático una etiqueta de identificación única que contenga información como el número de serie, el modelo y la ubicación del activo.
2. Registro de información relevante: Se debe recopilar y mantener actualizada la información relacionada con cada activo. Esto puede incluir detalles como la descripción del activo, su valor, fecha de adquisición, proveedor, número de factura, entre otros.
Ejemplo: En una empresa de logística, al dar de alta un vehículo en el sistema, se registran datos como la marca, el modelo, la placa de matrícula, el tipo de combustible, la capacidad de carga y la fecha de compra.
3. Validación de la propiedad: Antes de dar de alta un activo, es importante verificar la propiedad del mismo. Esto implica comprobar la documentación legal correspondiente, como facturas de compra o contratos de arrendamiento, para asegurarse de que la organización tiene derecho a administrar y utilizar el activo.
Ejemplo: En una institución educativa, al dar de alta una propiedad como un edificio o una instalación deportiva, se debe verificar que la organización sea propietaria del inmueble o tenga un contrato de arrendamiento válido.
4. Asignación de responsabilidades: Definir claramente quién será el responsable de administrar y mantener cada activo. Esto implica asignar un custodio o un responsable designado para supervisar su uso, realizar mantenimiento, registrar movimientos y tomar decisiones relacionadas con el activo.
Ejemplo: En una empresa de servicios de telecomunicaciones, al dar de alta un equipo de telecomunicaciones, se designa a un ingeniero de redes como el responsable del activo, quien se encargará de su instalación, configuración y mantenimiento.
5. Procedimientos de control: Establecer procedimientos y controles adecuados para el alta de activos es esencial. Esto puede incluir la aprobación de solicitudes de alta por
parte de un supervisor, la revisión y verificación de la información ingresada, así como la creación de un registro histórico para futuras referencias.
Ejemplo: En una empresa manufacturera, el proceso de alta de activos puede requerir que un gerente de departamento apruebe la solicitud de adquisición de una nueva máquina, y que el departamento de contabilidad verifique la disponibilidad presupuestaria antes de autorizar el alta.
Estos puntos clave son fundamentales para establecer un proceso efectivo de alta de activos. Sin embargo, es importante adaptarlos a las necesidades y particularidades de cada organización, asegurándose de cumplir con los requisitos legales y normativos correspondientes.