El control de activos fijos es uno de los puntos más importantes para cualquier empresa, y las empresas de construcción no son la excepción. El objetivo de este ensayo es explicar por qué el control de activos fijos es tan importante para las empresas de construcción y cómo pueden implementar mejores prácticas para mantener el control de sus activos.

¿Cuáles son los activos fijos en empresas de construcción?

En primer lugar, ¿qué son los activos fijos? Los activos fijos son aquellos que tienen una vida útil prolongada y se utilizan en la producción de bienes o servicios. En el caso de una empresa de construcción, los activos fijos incluyen equipos de construcción, vehículos y edificios. Estos activos son esenciales para el negocio y su pérdida o mal uso puede tener consecuencias graves.

Es por eso que es fundamental que las empresas de construcción lleven un control riguroso de sus activos fijos. Para hacer esto, es importante que mantengan registros precisos de la propiedad de cada activo, su ubicación y su estado de mantenimiento. Este control permitirá a la empresa tomar decisiones informadas sobre cuándo reparar o reemplazar los activos y evitará el mal uso o el robo.

Otra razón por la que el control de activos fijos es crucial para las empresas de construcción es porque estos activos son costosos. Los equipos de construcción y los vehículos pueden costar cientos de miles de dólares, lo que significa que cualquier pérdida o daño puede ser una carga financiera significativa para la empresa. Mantener un control preciso de estos activos asegurará que la empresa pueda tomar decisiones informadas sobre cuándo reparar o reemplazar los activos y minimizar los costos.

En el caso de las empresas de construcción, sin duda, los activos que más se deben controlar son los vehículos con los cuáles se pueden llevar a cabo las tareas diarias. Sin embargo, estos no son los únicos recursos que deben ser considerados a la hora de contabilizar los activos ya que existen aparatos electrónicos como celulares o medidores, el material de construcción, las materias primas, así como los utensilios de oficina que diariamente se utilizan como escritorios, equipo de cómputo, edificios o en general todos los equipos que se utilicen para el trabajo que pertenezcan a la empresa deben ser tomados en cuenta.

Además, las empresas de construcción suelen trabajar en varios proyectos a la vez, lo que significa que sus activos fijos pueden estar ubicados en diferentes lugares. Mantener un control preciso de la ubicación de cada activo es esencial para asegurarse de que estén disponibles cuando se necesiten. También ayuda a evitar la pérdida o el mal uso de los activos.

¿Cómo llevar el control de activos fijos en empresas de construcción?

Para llevar un control puntual de sus activos fijos, las empresas de construcción pueden implementar una variedad de prácticas. Una de las mejores prácticas es la implementación de un sistema de gestión de activos. Este sistema puede ayudar a la empresa a mantener registros precisos de cada activo, incluyendo su ubicación y estado de mantenimiento. También puede generar informes para ayudar a la empresa a tomar decisiones informadas sobre cuándo reparar o reemplazar los activos.

Otra práctica útil es el uso de códigos de barras o etiquetas de identificación de activos. Estos códigos o etiquetas permiten a la empresa rastrear la ubicación de los activos en tiempo real y mantener un registro preciso de su propiedad.

Utilización de software para activos fijos en instituciones educativas

Utilizar software para activos fijos especializado para instituciones educativas es una de las mejores opciones en el mercado que pueden hacerse, ya que genera información confiable sobre los activos que se tienen, además de generar una cultura de la responsabilidad por parte de los usuarios.

Algunas prácticas clave que se generan por utilización de Software de Activos en las instituciones educativas son los siguientes:

  • Realizar inventarios regulares de todos los activos para garantizar registros precisos y evitar pérdidas.
  • Generación de formatos de resguardos personalizados con el logo del instituto y que muestre los datos del resguardante (persona responsable y RFC) y el activo (Descripción, número de serie, marca, ubicación, número de resguardo, etc.)
  • Generación de etiquetas con código QR y códigos de barras para colocar en los activos según las especificaciones muestra en los requisitos iniciales
  • Cálculo de depreciación en cuanto a la clasificación del activo.
  • Realizar verificaciones de antecedentes y procesos de selección para todos los usuarios que deseen utilizar los activos, así como los encargados de resguardar los activos.
  • Almacenar los datos en una sola base.
  • Enviar notificaciones vía correo electrónico a las cuentas otorgadas por el colegio para avisar
    cuando exista una solicitud de Traspaso, Baja, Mantenimiento o Préstamo de activo.
  • Realizar cartas responsivas asociadas con los usuarios finales.
  • Brindar capacitación y educación periódicas a los empleados y partes interesadas sobre las mejores prácticas de gestión de activos y prevención del fraude.

La utilización de software de activos para empresas de construcción es una de las mejores prácticas, esto incluye el seguimiento de la depreciación de los activos, la realización de inspecciones regulares de los activos y la evaluación de la necesidad de reparar o reemplazar los activos.

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