Tener un Software de activos fijos en una empresa es una de las capacidades digitales para tener clasificados los recursos con los que se cuentan y el inventariado de activos fijos es una de las actividades que se pueden automatizar para mejorar los procesos. Los activos tanto tangibles como intangibles se vuelven muy valiosos para las empresas con activos físicos que deben ser inventariados, monitoreados y rastreados. Con etiquetas de activos, la carga de mantenimiento de registros físicos se reduce drásticamente, dejando menos espacio para el error humano y enormemente mejora la exactitud de la documentación.
Es importante tener el control de todos los activos de tu empresa, no sólo para los efectos legales y de contabilidad, sino también por la seguridad del patrimonio de ésta. Si no llevas el control, puedes estar siendo robado y tú ni siquiera darte cuenta. Esto es especialmente riesgoso en las grandes empresas, donde es imposible sin un inventario periódico.
El inventario se puede definir como la identificación y recuento de los activos fijos de tu empresa, la comprobación de la realidad física de las existencias con los registros. El inventario de activos fijos tiene la función principal de mantener los registros actualizados para que los administradores en todos los activos de la empresa y garantizar el control sobre éstos, previniendo así robos y depreciación de las propiedades, entre otros.
Es mejor tener un software de control de activos fijos a llevar un control en Excel
La administración de activos fijos con un documento de Google o una hoja de cálculo de Excel es muy común, pero no es exacto ya que se realiza de forma real. Con un software de control de inventario puedes tener un dato exacto y preciso de dónde, cuántos y cuáles activos se tienen en una bodega, empresa, organización de cualquier tamaño, además de controlar por medio de un histórico y realizar reportes periódicos para poder revisar los avances de cada inventario.
¿Cómo hacer un inventariado de activos fijos?
Un inventariado de activos fijos consiste en un análisis técnico que tiene la función de informar detalladamente el estado y la ubicación de los objetos que son propiedad de una empresa. Para la realización de este trabajo es necesaria una inspección física de cada uno de los activos que se deseen controlar e inventariar tomando en cuenta las características específicas de cada uno de los activos y que de esta forma se pueda realizar una comparación dentro de los registros que haya anteriormente en la empresa o bien que se vayan a generar por primera vez.
Por eso es fundamental prestar atención a la realización de un inventario de activos fijos de forma eficiente. Es necesario que el inventario de activos fijos sea muy preciso, para que los registros de balance sean cien por ciento correctos y la empresa no tenga gastos innecesarios, como una multa de las autoridades correspondientes.
¿Qué activos fijos de pueden inventariar?
Todo tipo de activos tanto intangibles como tangibles se pueden inventariar como mobiliario, equipo de cómputo, monitores, software, licencias de uso, vehículos, además nuestro software de control de activos fijos puede predecir la vida útil del activo fijo, el responsable de la administración debe tomar las medidas necesarias, evaluando periódicamente el funcionamiento tecnológico, económico, funcional y hasta fiscal de cada uno de estos. Se pueden etiquetar para su identificación. Por lo cual es necesario contar con la marca, modelo, números de serie y toma fotográfica que sirve como evidencia de que se ha identificado cada activo.
Conseguir un software para inventariado de activos fijos
Llevar un control, inventario y etiquetado de los activos fijos es de vital importancia para cualquier organización, genera que no haya pérdida de equipo y se asegura de que el equipo esté usándose de la manera correcta, además de poder hacer todo vía remota desde una nube de almacenamiento en la que se pueden compartir los datos en una convergencia de información que se puede controlar remotamente. Todo esto lo puedes conseguir con Software de Activos.