Puede parecer relativamente simple en un principio para el seguimiento de tus activos utilizar una hoja de cálculo Excel y un par de fórmulas para calcular la depreciación. ¿Cómo es que eso puede crear problemas en el futuro? A medida que tu negocio crece, y más activos sean adquiridos, la precisión de su valoración de activos podría ser cada vez menor.
Existen múltiples vulnerabilidades asociadas a un proceso de seguimiento de activos manual sin la implementación de un programa de software de activos fijos. Los posibles problemas incluyen el seguimiento inexacto de la adquisición de nuevos activos, el cálculo incorrecto de la amortización, y la vulnerabilidad de los datos que pueden ser fácilmente manipulados o inadvertidamente cambiados por cualquier persona con acceso al archivo. Imagínate mantener registro de tus activos fijos y luego, en el transcurso de una auditoría, descubren que hay varios errores en el seguimiento y valoración. Todos estos problemas pueden conducir a un ajuste material a los registros de los estados financieros.
Mientras que todos los posibles problemas son enormes proporciones, hay una solución fácil con la implementación de un programa de software de activos fijos en México. Hay una multitud de programas disponibles adaptable a todo tipo y tamaño de las entidades. Las características disponibles con la mayoría de programas de software de contabilidad van desde el seguimiento de un número ilimitado de activos, a la generación de informes personalizados, separando la depreciación contable y fiscal, y la eliminación de los activos. Es posible que haya un programa de software de activos fijos que se especialice en la industria en que opera, o un programa que sea compatible con el software que ya ha implementado para la contabilidad.
Los beneficios de un programa de software de activos fijos son mayores que los costos y no todos los programas serán extremadamente costosos. Es importante que antes de comprar un programa de software evalúa donde está tu negocio y donde proyectas tu crecimiento en los próximos años. Compra un programa que va a ser capaz de utilizar más allá de un año sea capaz de sacarle el máximo rendimiento a tu inversión!