La geolocalización ha transformado la forma en que las empresas administran y supervisan sus recursos. Hoy, registrar la ubicación exacta de cada activo fijo ya no es un lujo, sino una necesidad estratégica que impulsa el control, la trazabilidad y la eficiencia operativa. En un mundo donde la movilidad, la logística y la información en tiempo real dominan las operaciones modernas, saber con precisión dónde se encuentra cada bien permite reducir pérdidas, mejorar la toma de decisiones e incrementar el rendimiento del negocio.
Cuando hablamos de cómo registrar la geolocalización de los activos fijos para una mayor ubicación, nos referimos a un proceso integral que va desde la identificación del activo hasta la integración de herramientas tecnológicas como GPS, códigos QR, RFID, sensores IoT y plataformas especializadas. Aunque suene complejo, el proceso puede implementarse sin fricciones siempre y cuando exista un método claro, una herramienta adecuada y una cultura interna orientada a la precisión.
Este artículo explica paso a paso cómo hacerlo, qué tecnologías utilizar, cuáles son las mejores prácticas y cómo evitar los errores más comunes.
2. ¿Qué es un activo fijo y por qué debe geolocalizarse?
Los activos fijos incluyen maquinaria, vehículos, mobiliario, herramientas industriales, equipo tecnológico y todo aquello que forma parte del patrimonio físico de la organización. Tradicionalmente, las empresas solo registraban activos en hojas de cálculo, pero eso dejó de ser suficiente.
Razones por las que debe geolocalizarse:
· Para evitar robos o extravíos
· Para identificar rápidamente su última ubicación conocida
· Para respaldar auditorías internas y externas
· Para optimizar recorridos logísticos
· Para automatizar inventarios
Registrar cómo registrar la geolocalización de los activos fijos para una mayor ubicación permite a las organizaciones reducir costos operativos, detectar anomalías y asegurar que cada bien esté donde debe estar.
3. Beneficios de registrar la geolocalización de activos fijos
Implementar la geolocalización no solo facilita el control, sino que genera un impacto directo en la productividad y seguridad. Entre los beneficios principales:
✔ Mayor precisión en inventarios
Los errores humanos disminuyen, especialmente cuando los activos están distribuidos en distintos edificios o sucursales.
✔ Disminución de pérdidas y robos
Un activo geolocalizado es un activo protegido.
✔ Ahorro de tiempo
Las empresas dejan de perder horas buscando herramientas o maquinaria.
✔ Auditorías más rápidas y confiables
La geolocalización se convierte en evidencia documental válida.
✔ Mayor eficiencia operativa
Es posible redistribuir activos según cargas de trabajo.
4. Tecnologías utilizadas para la geolocalización
Para comprender cómo registrar la geolocalización de los activos fijos para una mayor ubicación, es vital conocer las tecnologías disponibles:
· GPS tradicional
· GPS activo para maquinaria y unidades móviles
· Códigos QR con ubicación registrada al escanear
· RFID pasivo o activo
· Balizas Bluetooth (BLE)
· Sensores IoT
· Mapas digitales y GIS
· Etiquetas inteligentes con NFC
Cada tecnología tiene sus ventajas y costos, por lo que seleccionar la adecuada depende del tipo de activo, su movilidad y su valor estratégico.
5. Cómo registrar la geolocalización de los activos fijos para una mayor ubicación
Este es el proceso paso a paso:
Paso 1: Identificar y clasificar el activo
Asignar número de serie, categoría y responsable.
Paso 2: Asignar etiqueta o tecnología de rastreo
Puede ser GPS, QR, RFID o un dispositivo IoT.
Paso 3: Capturar la ubicación inicial
Generalmente utilizando una app o plataforma digital.
Paso 4: Registrar la información en un sistema centralizado
Una base de datos permite consultar en cualquier momento donde estuvo por última vez.
Paso 5: Vincular el activo al responsable o área
Esto mejora la trazabilidad.
Paso 6: Programar actualizaciones de ubicación
Cada movimiento debe registrarse con fecha, hora y coordenadas.
6. Preparación previa antes del registro
Incluye políticas internas, capacitación, asignación de roles y levantamiento de inventarios anteriores.
7. Métodos para capturar la ubicación de un activo fijo
· Geolocalización automática
· Captura manual mediante app
· Escaneo de etiquetas
· Lectores RFID o NFC
8. Controles operativos y auditorías
Aquí se determina la periodicidad del inventario, auditorías sorpresivas, conciliaciones y seguimiento de activos.
9. Cómo integrar la geolocalización a un software empresarial
ERP, plataformas asset management, software de inventarios o sistemas personalizados pueden usarse para centralizar datos.
10. Uso de códigos QR y RFID con geolocalización
QR y RFID complementan el GPS, especialmente para activos internos o de baja movilidad.
Registrar la ubicación exacta de cada activo fijo es un paso esencial para que cualquier organización incremente su control, reduzca pérdidas y optimice la operación. Hoy en día no basta con inventarios en papel; la geolocalización se convierte en un estándar empresarial moderno y en un soporte indispensable para auditorías, logística y optimización de recursos.