¿Qué son los activos fijos y por qué su control es fundamental?
Los activos fijos representan los bienes tangibles y duraderos que una empresa utiliza para llevar a cabo sus operaciones diarias. Estos activos, como mobiliario, maquinaria, equipos de cómputo y vehículos, no se consumen en el corto plazo, pero sí se deprecian con el tiempo. Por ello, contar con un inventario eficiente de activos fijos no solo garantiza un uso adecuado, sino que también facilita procesos contables, auditorías, mantenimiento y toma de decisiones estratégicas.
Beneficios de una gestión eficiente de activos fijos
Una correcta administración del inventario de activos fijos aporta beneficios clave:
· Reducción de pérdidas y robos
· Mejor control contable y financiero
· Facilita el cumplimiento de normativas fiscales
· Optimización del mantenimiento preventivo
· Información actualizada para decisiones estratégicas
Pasos para llevar un inventario eficiente de activos fijos
1. Elaboración de una política de administración de activos
El primer paso consiste en definir una política clara y estructurada sobre el control de activos fijos. Esta debe incluir:
· Clasificación de activos
· Procedimientos de adquisición, mantenimiento y baja
· Responsabilidades del personal encargado
· Frecuencia de auditorías físicas
2. Identificación y codificación de cada activo
Cada activo debe contar con una etiqueta única de identificación, que puede incluir:
· Código alfanumérico
· Código de barras
· Etiqueta RFID (identificación por radiofrecuencia)
Este código debe ser colocado físicamente sobre el activo y registrado digitalmente en el sistema de inventario. Esto permite una trazabilidad precisa del bien durante toda su vida útil.
3. Registro detallado de información por activo
Para lograr una gestión eficaz, cada activo debe contar con un expediente que contenga:
· Nombre del activo
· Descripción técnica
· Fecha de adquisición
· Proveedor
· Costo de compra
· Vida útil estimada
· Ubicación actual
· Responsable o área asignada
· Historial de mantenimiento
· Valor residual y depreciación acumulada
Este nivel de detalle permite llevar un control riguroso y transparente, especialmente ante auditorías internas o externas.
4. Implementación de un software de gestión de activos
Para mantener un control automatizado, preciso y en tiempo real, es indispensable contar con un software especializado en activos fijos. Algunas funcionalidades clave que debe incluir el sistema son:
· Control de ubicaciones y responsables
· Depreciación automática bajo distintos métodos (línea recta, suma de dígitos, etc.)
· Alertas de mantenimiento preventivo
· Inventarios físicos mediante app móvil
· Generación de reportes y auditorías
Existen herramientas en el mercado como Asset Panda, Sage Fixed Assets, ManagerPlus o ActivoFijo.net, que permiten una gestión integral y escalable.
5. Auditorías físicas periódicas
Realizar auditorías físicas al menos una vez al año permite verificar la existencia y estado real de los activos, identificar inconsistencias, pérdidas, traslados no registrados o activos dados de baja pero aún presentes.
Esta práctica fortalece la confianza en los reportes financieros y evita sanciones por omisiones o registros inexactos.
6. Seguimiento de la depreciación contable
Cada activo fijo debe depreciarse de acuerdo con los criterios establecidos por la legislación fiscal y contable del país. Es fundamental que el sistema contable esté sincronizado con el sistema de activos fijos, para reflejar la depreciación acumulada y el valor neto correctamente.
La depreciación no solo es una obligación fiscal, también afecta los estados financieros, y puede influir en decisiones de inversión o desinversión.
7. Gestión de bajas y disposiciones
Cuando un activo ya no es útil, debe realizarse un procedimiento formal de baja o disposición, que incluya:
· Evaluación del estado del bien
· Autorización del área responsable
· Registro contable de la baja
· Eliminación física o donación documentada
· Actualización del sistema de activos
Este proceso evita duplicidades, errores de valuación y mantiene limpio el inventario.
8. Capacitación del personal encargado
El personal de las áreas de contabilidad, almacén y mantenimiento debe estar capacitado en los procedimientos y uso del sistema de inventario de activos. Una formación constante garantiza que se cumplan los protocolos y se reduzcan errores humanos.
Mejores prácticas para optimizar el control de activos
· Realizar inventarios cíclicos por áreas o departamentos
· Integrar tecnologías móviles para escaneo y actualización en campo
· Mantener respaldo en la nube del sistema y sus reportes
· Aplicar controles cruzados entre contabilidad y operaciones
· Establecer métricas de eficiencia por área responsable
Errores comunes que se deben evitar
· No actualizar los registros después de cada movimiento de activos.
· Adquirir activos sin registrarlos formalmente en el sistema.
· No considerar el mantenimiento preventivo como parte del ciclo de vida.
· Depreciar todos los activos con una misma fórmula sin revisar su naturaleza.
· Dejar el control de activos a cargo de una sola persona sin supervisión.