Checklist para Implementar un Sistema de Gestión de Activos IT

Implementar un Sistema de Gestión de Activos IT (ITAM, por sus siglas en inglés) no solo es una necesidad estratégica para las organizaciones modernas, sino también una práctica fundamental para el control, la optimización y la seguridad del ecosistema tecnológico empresarial. A continuación, presentamos un checklist detallado y práctico que garantiza una implementación exitosa, alineada con las mejores prácticas del sector.

¿Qué es un Sistema de Gestión de Activos IT y por qué es esencial?

Un Sistema de Gestión de Activos IT permite rastrear, gestionar y optimizar todos los recursos tecnológicos de una organización, desde hardware y software hasta licencias y contratos. Su correcta implementación reduce costos, mitiga riesgos de seguridad, mejora la eficiencia operativa y asegura el cumplimiento normativo.

Checklist para la Implementación de un Sistema de Gestión de Activos IT

1. Definición de Alcance y Objetivos del Sistema

Antes de implementar cualquier solución, debemos tener claridad sobre lo que se quiere lograr:

· ¿Qué tipos de activos se gestionarán? (hardware, software, licencias, servicios en la nube, etc.)

· ¿Cuáles son los objetivos principales? (cumplimiento normativo, reducción de costos, auditorías, mantenimiento preventivo)

· ¿Cuál será el alcance geográfico y departamental?

Consejo: Es ideal alinear estos objetivos con los objetivos generales del negocio y con el área de TI.

 

2. Inventario Inicial de Activos

Realizar un inventario exhaustivo de todos los activos IT existentes es fundamental para comenzar:

· Hardware: Servidores, computadoras, laptops, dispositivos móviles, impresoras, switches, routers.

· Software: Sistemas operativos, aplicaciones comerciales, desarrollos internos, herramientas en la nube.

· Licencias: Estado actual, fechas de expiración, licencias activas o inactivas.

· Datos contractuales: Mantenimientos, garantías, leasing.

Herramientas recomendadas: Lansweeper, GLPI, OCS Inventory NG, ServiceNow.

 

3. Clasificación y Etiquetado de Activos

Una vez recopilados, es crucial clasificar y etiquetar los activos de manera uniforme:

· Por tipo (hardware, software, periféricos, virtuales)

· Por ubicación (oficinas, centros de datos, sedes remotas)

· Por responsable o propietario

· Asignar etiquetas físicas y digitales con códigos únicos (códigos QR o RFID)

Esto facilita la trazabilidad, mantenimiento y auditorías internas o externas.

 

4. Selección de la Plataforma de Gestión

Escoger la herramienta adecuada de gestión de activos IT es un paso estratégico. Debe cumplir con:

· Automatización de descubrimiento de activos en red

· Gestión de ciclo de vida completo del activo

· Integración con sistemas ERP, helpdesk o CMDB

· Reportes y paneles de control personalizables

· Gestión de licencias y cumplimiento legal

· Alertas de renovación o fin de vida útil

Sistemas destacados: Freshservice, Ivanti ITAM, Snipe-IT (open source), Asset Panda.

 

5. Definición de Roles y Responsabilidades

Establecer una estructura clara de roles y responsables:

· Administradores ITAM: supervisión general, políticas y procesos.

· Técnicos de soporte: gestión operativa del inventario y mantenimiento.

· Usuarios finales: uso adecuado y notificación de incidencias.

· Auditores internos: verificación y cumplimiento de políticas.

Definir procedimientos claros de incorporación, movimiento y baja de activos.

 

6. Documentación de Políticas y Procedimientos

Formalizar un manual o política de gestión de activos es clave para la sostenibilidad del sistema:

· Alta y baja de activos

· Transferencias internas

· Cambios de configuración

· Procedimientos en caso de pérdida, robo o daño

· Revisión periódica y auditorías

Esta documentación también ayuda en cumplimiento de normativas como ISO 19770, ISO 27001 o ITIL.

 

7. Integración con Otros Sistemas Corporativos

Para maximizar la eficiencia, el sistema ITAM debe integrarse con otros módulos y sistemas:

· Service Desk: para incidencias, tickets, soporte.

· CMDB: gestión de configuración y relaciones entre activos.

· ERP/Contabilidad: para control financiero y amortización.

· Sistemas de seguridad: correlación de eventos e incidentes.

Esta integración permite visibilidad completa del ecosistema TI y facilita una respuesta rápida ante incidentes.

 

8. Capacitación y Concientización del Personal

El éxito de la implementación depende en gran medida de las personas que lo usan:

· Capacitar a los técnicos en el uso de la herramienta y procedimientos.

· Concientizar a los usuarios finales sobre el buen uso de los activos.

· Establecer canales claros para reportar problemas o movimientos de activos.

La educación continua es parte fundamental de la madurez del sistema.

 

9. Seguimiento, Métricas y Reportes

Establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) y realizar reportes periódicos:

· Tasa de utilización de activos

· Porcentaje de licencias activas/inactivas

· Costos asociados a mantenimiento y renovación

· Incidentes por tipo de activo

Usar dashboards interactivos ayuda a tomar decisiones basadas en datos.

 

10. Mantenimiento y Revisión Continua

La gestión de activos IT no es una tarea única, sino un proceso continuo:

· Realizar auditorías internas cada 3 a 6 meses

· Actualizar el inventario en tiempo real o automático

· Revisar políticas según evolución tecnológica

· Identificar activos obsoletos o subutilizados

La mejora continua asegura el retorno de inversión a largo plazo.

 

Errores Comunes a Evitar en la Implementación

· No involucrar a todas las áreas clave desde el inicio

· Depender únicamente de herramientas manuales como hojas de cálculo

· Falta de políticas claras o inexistentes

· No actualizar el inventario tras movimientos o cambios

· No asignar responsables formales para cada activo

 

Beneficios Tangibles de un Sistema ITAM Bien Implementado

· Ahorro significativo de costos al eliminar activos innecesarios o duplicados.

· Mayor eficiencia operativa mediante automatización y visibilidad total.

· Reducción de riesgos legales y de seguridad por cumplimiento normativo.

· Toma de decisiones estratégicas basada en datos reales y actualizados

Implementar correctamente un Sistema de Gestión de Activos IT no es solo una cuestión técnica, sino estratégica. Al seguir este checklist detallado, cualquier organización puede lograr mayor control, eficiencia y alineación tecnológica con los objetivos del negocio.

Our Score