La delgada línea entre activo y gasto
En la gestión financiera empresarial, una de las decisiones más importantes es determinar si una compra debe registrarse como activo o como gasto. Esta distinción tiene un impacto directo en los estados financieros, los impuestos y la evaluación del desempeño económico.
Cuando el monto de adquisición de un bien es bajo, las empresas suelen optar por registrarlo como gasto inmediato, en lugar de capitalizarlo como activo fijo. Sin embargo, una administración inadecuada de estos activos puede provocar pérdidas, duplicidades o errores fiscales.
Por eso, saber cómo administrar activos que son considerados como gastos por su monto es esencial para mantener la transparencia contable y evitar fugas de valor.
2. ¿Qué son los activos que se registran como gastos por su monto?
Se trata de bienes tangibles o intangibles de bajo valor, cuya vida útil excede un año, pero cuyo costo no justifica su registro como activo fijo.
En otras palabras, aunque cumplen con las características de un activo (uso prolongado, aporte al negocio, valor económico), la empresa decide reconocerlos como gasto en el periodo en que se adquieren por razones de materialidad.
Ejemplo:
· Una silla de oficina de $900 MXN.
· Un teléfono fijo de $1,200 MXN.
· Un ventilador para área de producción de $800 MXN.
En términos prácticos, estos bienes son activos desde el punto de vista físico, pero gastos desde el punto de vista contable.
3. Criterios contables para determinar si un bien es activo o gasto
Las normas contables establecen ciertos criterios de capitalización para distinguir entre un activo y un gasto:
Criterio Descripción
Monto de
adquisición Si el costo es menor al límite establecido por la política interna, se considera gasto.
Criterio Descripción
Vida útil Si el bien durará más de un año, puede ser activo; sin embargo, su bajo valor puede excluirlo.
Frecuencia de adquisición Bienes comprados constantemente suelen tratarse como gastos operativos.
Relevancia material Si el monto no tiene un efecto significativo en los estados financieros, se registra como gasto.
Cada empresa debe documentar sus políticas internas para definir a partir de qué monto un bien se capitaliza.
4. Importancia de administrar correctamente los activos de bajo monto
Aunque estos bienes se registren como gastos, no significa que no deban controlarse. Muchas empresas sufren pérdidas o compras duplicadas por no tener un sistema de control patrimonial eficiente.
Beneficios de una buena administración:
· Evita pérdidas o robos de equipos.
· Facilita auditorías internas y externas.
· Mejora la planeación de presupuestos.
· Reduce gastos innecesarios.
· Aumenta la eficiencia operativa.
Una adecuada gestión de estos recursos asegura que la organización mantenga el equilibrio entre control administrativo y costo de gestión.
5. Ejemplos comunes de activos considerados gastos
Algunos bienes que normalmente se contabilizan como gasto por su monto incluyen:
· Equipos de oficina (calculadoras, teléfonos, ventiladores).
· Herramientas de bajo costo (llaves, taladros, linternas).
· Mobiliario sencillo.
· Dispositivos electrónicos económicos.
· Utensilios de cocina o limpieza para uso interno.
Aunque su valor individual es bajo, su acumulación puede representar montos significativos, por lo que deben registrarse y controlarse adecuadamente.
6. Normas contables aplicables (NIIF, NIF, IFRS)
De acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y las Normas de Información Financiera mexicanas (NIF C-6), un activo debe:
· Ser controlado por la entidad.
· Tener beneficios económicos futuros.
· Poseer un valor que pueda medirse de forma confiable.
No obstante, las mismas normas permiten excluir de la capitalización bienes cuyo costo sea inmaterial o insignificante respecto al total de los activos.
Esto da pie a la práctica común de gastar activos pequeños para simplificar la contabilidad sin afectar la presentación razonable de los estados financieros.
7. Políticas internas de capitalización y control
Cada empresa debe definir políticas internas claras sobre:
1. Montos mínimos de capitalización.
2. Criterios de control de bienes no capitalizados.
3. Responsabilidad de áreas usuarias.
4. Frecuencia de revisión de inventarios.
Ejemplo de política:
Todo bien cuyo costo unitario sea inferior a $2,000 MXN se reconocerá como gasto, pero deberá etiquetarse y registrarse para efectos de control patrimonial.
8. Cómo registrar contablemente estos bienes
El registro contable de los activos considerados gastos sigue esta estructura básica:
Concepto Asiento contable
Compra de activo de bajo valor Gasto de oficina (cargo) / Proveedores (abono)
Pago del bien Proveedores (cargo) / Bancos (abono)
Aun cuando no se capitaliza, debe incluirse en la conciliación de activos menores para asegurar que esté documentado y asignado a un responsable interno.
9. Estrategias para optimizar la administración de activos pequeños
· Implementar códigos o etiquetas RFID.
· Centralizar compras para controlar inventarios.
· Asignar responsables de custodia.
· Usar software especializado para el seguimiento.
· Realizar revisiones periódicas de los bienes registrados como gasto.
Estas estrategias ayudan a reducir pérdidas y garantizar la trazabilidad de todos los activos.
10. Control y seguimiento mediante sistemas de gestión
Actualmente existen herramientas digitales que permiten administrar activos de bajo valor con gran precisión.
Un software especializado facilita:
· El registro de ubicación y responsable del bien.
· La vinculación con facturas.
· La generación de reportes automáticos para auditorías.
Uno de los sistemas más usados en Latinoamérica es Track Vigilante, que ofrece control total del inventario físico, rondas de revisión y evidencia fotográfica, ideal para empresas de seguridad y mantenimiento.