Importancia de la identificación de activos fijos
El control de los activos fijos permite garantizar la eficiencia contable, operativa y fiscal de las empresas. Una adecuada identificación reduce pérdidas, evita duplicidades en los registros y mejora los procesos de mantenimiento.
Sin una estrategia de etiquetado estructurada, las organizaciones enfrentan problemas como:
· Inventarios inexactos.
· Pérdida o robo de equipos.
· Dificultades para la depreciación contable.
· Fallos en auditorías internas o externas.
Implementar sistemas de identificación estandarizados no solo mejora la trazabilidad, sino que fortalece la transparencia y control corporativo.
Objetivos del etiquetado y control patrimonial
El etiquetado de activos fijos tiene múltiples propósitos técnicos y administrativos:
1. Identificación única de cada activo mediante un código serial.
2. Rastreo físico y digital durante toda su vida útil.
3. Asociación con datos contables, ubicación y responsable.
4. Optimización del mantenimiento preventivo y correctivo.
5. Cumplimiento normativo en materia de auditoría y control interno.
Cada empresa debe establecer su propio sistema de identificación conforme a su política de activos fijos, asegurando uniformidad y durabilidad en la información.
Tipos de activos fijos en una organización
Los activos fijos incluyen todos los bienes tangibles de uso prolongado que aportan valor a la operación empresarial. Algunos ejemplos son:
Categoría Ejemplos Características
Infraestructura Edificios, naves industriales Bienes inmuebles de larga duración
Maquinaria y equipo Prensas, motores, generadores Alto valor y mantenimiento especializado
Vehículos Automóviles, camiones, montacargas Movilidad y asignación por área
Mobiliario y equipo de
oficina Escritorios, sillas, estanterías Bajo valor unitario, alto volumen
Equipos de cómputo PCs, servidores, impresoras Alta rotación tecnológica
Herramientas y equipos
portátiles Taladros, medidores, radios Riesgo de extravío frecuente
Cada tipo requiere materiales de etiquetado distintos en función de su exposición ambiental, movilidad y frecuencia de uso.
Métodos tradicionales de identificación
Durante décadas, los métodos más comunes para la identificación de activos se basaron en:
· Etiquetas autoadhesivas con numeración consecutiva.
· Placas metálicas grabadas con punzón o ácido.
· Registro manual o en hojas de cálculo.
Aunque estos sistemas aún se utilizan, presentan limitaciones como el desgaste físico, la falta de automatización y la imposibilidad de integrar datos en tiempo real.
Tecnologías modernas aplicadas al etiquetado
Actualmente existen múltiples tecnologías inteligentes que facilitan la identificación de activos fijos. Entre ellas destacan:
· Códigos de barras (1D y 2D): económicos y estandarizados.
· Códigos QR: almacenan más información y se leen fácilmente con dispositivos móviles.
· RFID: permite lectura masiva sin contacto visual.
· NFC: similar al RFID, con capacidad bidireccional y uso extendido en smartphones.
· Grabado láser: ideal para ambientes industriales o de alta temperatura.
Cada opción ofrece ventajas específicas según el tipo de activo, entorno y presupuesto.
Tabla comparativa de tecnologías de etiquetado
Tecnología Ventajas principales Desventajas Aplicaciones recomendadas
Código de
barras Económico, fácil implementación, compatible con software ERP Requiere línea de visión, susceptible al desgaste Oficinas, equipos de cómputo, mobiliario
Código QR Capacidad de datos ampliada, lectura móvil Menor durabilidad en exteriores Inventarios móviles, herramientas
RFID Lectura simultánea, sin contacto, alta velocidad Mayor costo inicial, requiere lectores específicos Maquinaria, vehículos, almacenes
NFC Comunicación bidireccional, integración móvil Alcance corto, requiere dispositivos compatibles Control de acceso, activos personales
Tecnología Ventajas principales Desventajas Aplicaciones recomendadas
Grabado láser /
placa metálica Alta durabilidad, resistente a químicos y temperatura No almacena datos dinámicos Maquinaria pesada, infraestructura industrial
Etiquetas con código de barras
El código de barras sigue siendo una de las soluciones más utilizadas por su bajo costo y estandarización global (ISO/IEC 15420). Permite codificar un número de serie único y asociarlo con la base de datos del sistema patrimonial.
Ventajas:
· Lectura rápida y confiable.
· Compatibilidad con lectores industriales y móviles.
· Amplia disponibilidad de materiales adhesivos.
Desventajas:
· Se deteriora fácilmente si no se lamina.
· Requiere visibilidad directa.
Etiquetas QR (Quick Response)
Las etiquetas QR se han popularizado por su capacidad de almacenar grandes volúmenes de información, como número de serie, ubicación, fecha de adquisición o incluso enlaces web a fichas técnicas.
Beneficios:
· Pueden ser leídas desde cualquier smartphone.
· Integran fácilmente la gestión móvil de activos.
· Se pueden imprimir internamente.
Limitaciones:
· No son adecuadas para ambientes hostiles.
· La calidad de impresión influye en la lectura.
Etiquetas RFID (Radio Frequency Identification)
La identificación por radiofrecuencia (RFID) es una tecnología avanzada que permite identificar múltiples activos a distancia, incluso sin línea de visión.
Tipos de RFID:
· Pasivas: sin batería, bajo costo y mantenimiento mínimo.
· Activas: con batería integrada, ideal para monitoreo en tiempo real.
Ventajas:
· Lectura simultánea de cientos de etiquetas.
· Ideal para almacenes y plantas industriales.
· Compatible con sistemas de rastreo IoT.
Desventajas:
· Mayor inversión inicial.
· Sensible a interferencias metálicas.
Etiquetas NFC (Near Field Communication)
El sistema NFC funciona en rangos de 0 a 10 cm, permitiendo interacción directa entre dispositivo y etiqueta. Es muy utilizado en activos portátiles o de alto valor.
Usos comunes:
· Control de herramientas asignadas a personal.
· Validación de autenticidad de equipos.
· Acceso a historial de mantenimiento.
Etiquetas metálicas y grabadas con láser
Diseñadas para ambientes extremos, las etiquetas metálicas o de acero inoxidable garantizan durabilidad y resistencia química.
Se utilizan comúnmente en:
· Plantas industriales.
· Equipos sometidos a altas temperaturas.
· Entornos de alta abrasión.
Su grabado permanente asegura que la identificación perdure durante